Nouveauté dans le dialogue social :

Dans un arrêt du 28 mars 2018, la Cour de cassation considère qu’en l’absence d’une BDES, le délai de consultation du CE sur les orientations stratégiques ne court pas (arrêt n°17-13.081). Cet arrêt prouve une nouvelle fois la dimension capitale de la BDES dans le dialogue social et conforte la création du CSE (Comité Social et Économique).

Une organisation plus souple

Le 22 septembre 2017, les ordonnances Macron, en plus d’instaurer le CSE, ont apporté des évolutions à la BDES en donnant une souplesse dans son déploiement et son évolution. Il est à présent possible, par un accord d’entreprise majoritaire dans les entreprises de moins de 300 salariés, de faire évoluer l’architecture, le contenu et le fonctionnement de la BDES, selon le Code du travail, art. L.2312-21. A noter : cet accord concerne également les instances en place actuellement (CHSCT ou CE).

La seule “contrainte” imposée est de garder le caractère pratique et efficace de la BDES pour les représentants du personnel. Autre souplesse apportée et devant être adoptée par accord : la suppression possible des liens de deux entités opérationnelles au sein d’un même groupe, à savoir les transferts commerciaux et la sous-traitance.

Par ailleurs, les ordonnances Macron offrent aux organisations la possibilité de déployer une BDES comme support unique qui regrouperait toutes les informations destinées au CSE.

> L’article R.2312-7 du 29 décembre 2017 précise, à défaut d’accord, le contenu supplétif dans un tableau.

Pour les entreprises de plus de 300 salariés : la BDES uniquement en format numérique

Le décret du 29 décembre 2017 stipule que, sans accord collectif dans les entreprises de plus de 300 salariés, la BDES doit uniquement être proposée en version numérique aux personnes concernées. Sont concernés les délégués syndicaux, les membres de la délégation du personnel du comité social et économique central d’entreprise et les membres de la délégation du personnel du CSE.

Si les entreprises de plus de 300 salariés possèdent une BDES sous format papier, elles devront obligatoirement migrer vers une solution numérique avant la mise en place du CSE, avant le 1er janvier 2020.

Pour les entreprises de moins de 300 salariés, elles ont le choix entre un format papier ou numérique.

Pour rappel, les effectifs sont calculés au niveau global de l’entreprise dans le cas d’établissements multiples. Une seule BDES peut comprendre dans ce cas l’ensemble des données de l’entreprise. Par ailleurs, il n’est pas obligatoire de déployer une unique BDES pour les groupes d’entreprises. En revanche, si une « BDES Groupe»  est déployée, chaque entreprise de ce groupe doit posséder sa propre solution.

Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) entre en application le 25 Mai pour l’ensemble des organismes traitant des données de résidents européens. Face à ces évolutions sociétales qui accentuent les enjeux réglementaires pour les entreprises, il est opportun d’étudier les nouvelles pratiques de gestion des connaissances qui émergent, considérées comme levier de développement et d’innovation.

Les vertus du partage des connaissances

De plus en plus, les processus de gestion des connaissances dans les organisations tirent profit de l’interaction et de la collaboration. A la lumière de ces vertus et incarnées par les blogs internes et réseaux sociaux d’entreprises, de nouvelles formes d’échange et de production de connaissances se répandent. Pour les entreprises, le défi à relever est de concilier la transmission des savoirs, les nouvelles formes de production collective des connaissances et le développement de l’innovation.

Les avantages du Knowledge Management ont, à de nombreuses reprises, été démontrés :

• Optimiser les échanges
• Améliorer la performance des organisations
• Pérenniser les savoir-faire
• Capitaliser les connaissances

Selon le cabinet de conseil IDC, 68% des entreprises s’inscrivent dans une démarche de transformation digitale.  Cette politique d’évolution définit comme prioritaire l’optimisation des processus documentaires qui inclut la numérisation des documents, l’intégration des données et l’archivage.

Mais valoriser le capital immatériel ne se réduit pas uniquement à une exploitation des données et une mise en place de dispositifs de formation. Le déploiement de portails internes d’échanges de documents et d’informations, confortés par de nouvelles pratiques sont des sources de dynamisme qui tendent à favoriser l’innovation. Par ailleurs, pour être adoptée par tous, la stratégie de Knowledge Management doit s’ancrer dans les modes de vie et habitudes des utilisateurs. A l’heure où les contenus digitaux dynamiques sont omniprésents, la diffusion de supports numériques à dimension ludique doit attirer et fidéliser les nouveaux talents (e-learning interactifs, vidéos de communication, d’actualités…).

Avec ces nouvelles formes d’échange et de production collective des connaissances, les organisations bénéficient d’un développement de communautés d’experts. Ainsi, les apprentissages collectifs au sein des communautés favorisent les échanges sur l’amélioration des pratiques et les propositions innovantes.

Concilier capital immatériel et innovations

Le partage des connaissances ne doit pas se restreindre à des échanges ponctuels sur des sujets spécifiques mais dépasser les échanges de documents et de données. La stratégie est l’image d’une démarche de progression des réflexions des experts, mais aussi de celles des dirigeants et leurs stratégies. Aussi, le capital immatériel des organisations devient pleinement valorisé quand il intègre les processus de prise de décisions. Ce capital immatériel, hétérogène en forme, se base sur des informations techniques ou métier et sur des expériences. Pour les entreprises, la difficulté sera de quantifier les apports en termes de retour sur investissement.

Si l’essor des politiques collaboratives et les nouvelles approches interactives de l’innovation apportent des avantages, l’innovation ne doit pas être privilégiée au détriment du capital immatériel, qui influence la compétitivité des entreprises.

Sources : Guenièvre ANTONINI | Capitaliser sur les connaissances et favoriser l’innovation | lesechos.fr

Dans un article publié sur programmez.com, Patrick SEGUELA, Directeur de Synapse Développement revient sur le rôle d’un des nouveaux métiers de demain : les Knowledge Managers.

L’Intelligence Artificielle dynamise les puissances de calcul. Il n’a en effet jamais été aussi rapide et aussi simple d’accéder à la connaissance. Son adoption de plus en plus grande par les entreprises bouleverse le marché de l’emploi où, quand de nouveaux métiers se développent, d’autres disparaissent. Ces mutations sont alors une réponse à de nouveaux besoins et de nouveaux usages.

Parmi ces évolutions du marché, le métier de Knowledge Manager, aussi appelé gestionnaire des connaissances, prend une place centrale. Pour celui qui pilote la centralisation, le contrôle, la diffusion et la gestion des savoirs et des techniques, l’enjeu est d’apprendre à gérer, améliorer et délivrer les bonnes informations. De ce fait, les Knowledge Managers voient leur activité s’enrichir de nouvelles dimensions pour renforcer leur rôle de superviseur clés des connaissances.

1. Capitaliser les connaissances

Un chatbot, un des exemples d’application de l’IA, interroge des données aussi bien structurées que non structurées pour élaborer ses réponses. Mais pour offrir le meilleur service, il est nécessaire de s’assurer de la présence de ces données dans les bases et les systèmes d’information. Deux approches peuvent être menées, soit par une constitution manuelle de la base, soit par des technologies plus évoluées. Pour la première approche, le Knowledge Manager doit rassembler le savoir dans un travail chronophage et conséquent de recherches et d’élicitation. Pour la seconde approche, les technologies emploient par exemple le « Machine Reading » en générant automatiquement les bases de données. En revanche, le Knowledge Manager doit contrôler ces générations automatiques et compléter si besoin les données.

2. Nettoyer la base de connaissances

Pour bien fonctionner, l’IA doit se baser sur des données épurées, propres. Ainsi, une grande part des missions du Knowledge Manager est de veiller à offrir des bases structurées, nettoyées et organisées. Bien souvent, nous faisons face à des « mauvaises données » qui peuvent être :

• Des contenus obsolètes et non mis à jour ;
• Des données mal structurées (absences de schémas sous les visuels par exemple) ;
• Des contenus informatifs pollués (mauvais renseignements et mauvaises métadonnées).

3. Construire l’ontologie

Pour élaborer sa proposition, par exemple pour les chatbots, l’IA réalise des recherches sémantiques qui, pour être efficaces, se basent sur une segmentation de texte au sein des contenus (mise en valeur et reconnaissance rapide de mots ou expressions). Ce recours à une ressource formalisant les relations entre les mots ou les notions d’une langue (ontologie) permet au chatbot de comprendre la réponse correspondante à partir de la documentation existante. Le Knowledge Manager a sous sa responsabilité la construction de cette ontologie.

4. Entraîner et former l’Intelligence Artificielle

Avant son développement dans les entreprises, l’IA doit être formée, testée et documentée. Ces recherches sont sous la responsabilité des Knowledge Managers qui doivent également gérer l’intégration des connaissances par l’IA. Néanmoins, le travail ne s’arrête pas à ce stade. L’IA étant basée sur un apprentissage continu, il nécessaire de superviser les nouvelles intégrations pour optimiser le système et le rendre encore plus performant.

De ce fait, les KM supervisent le fonctionnement de l’IA, optimisent les algorithmes tout en menant des actions correctives et curatives.

5. Maintenir la base de connaissance à jour

Jamais figées dans le temps, les bases de connaissance sont perpétuellement enrichies de nouveaux contenus. Il est essentiel pour les Knowledge Managers de veiller à la qualité des documents publiés tout en monitorant les performances de l’IA. Au travers de ces actions, il s’agit de garder un taux optimal de satisfaction des utilisateurs et une pertinence des réponses proposées.

> Par nature artificielle, l’IA repose sur une intelligence humaine pour être développée et implémentée et les Knowledge Managers, spécialistes des connaissances et des données, en seront les superviseurs clés dans la transition des organisations.

Source : Les nouveaux métiers de l’Intelligence Artificielle : Les Knowledge Managers | Patrick SEGUELA | www.programmez.com

Crédit photo : montage réalisé par les équipes de Vedalis, à partir de l’étude de Patrick SEGUELA | Photographie de LinkedIn Sales Navigator | Unsplash.com

Le décret n° 2017-1819 du 29 décembre 2017  précise les modalités de fonctionnement du nouveau CSE (Comité Social et Economique), issu de la fusion des instances des délégués du personnel, du comité d’entreprise et du Comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail. Par ailleurs, depuis le 1er janvier 2018, l'architecture, le contenu et le fonctionnement de la BDES peuvent, dans les entreprises de moins de 300 salariés, être fixés par un accord d'entreprise majoritaire, ou en l'absence de délégué syndical, à un accord entre l'employeur et le CSE, adopté à la majorité des membres titulaires, ou à défaut un accord de branche.

Qui est concerné ? Gestion des entreprises à plusieurs établissements ? Gestion des groupes d’entreprises ?

Une Base de Données Economiques et Sociales (BDES) doit obligatoirement être déployée dans les entreprises de plus de 50 salariés.

Pour rappel, les effectifs sont calculés au niveau global de l’entreprise dans le cas d’établissements multiples. Une seule BDES peut comprendre dans ce cas l’ensemble des données de l’entreprise.

Par ailleurs, il n’est pas obligatoire de déployer une unique BDES pour les groupes d’entreprises. En revanche, si une « BDES Groupe »  est déployée, chaque entreprise de ce groupe doit posséder sa propre solution.

> Pour information, sans accord d’entreprise, les membres de la délégation du personnel et les délégués syndicaux doivent pouvoir accéder à la BDES à tout moment.

Une opportunité pour simplifier la gestion et la transmission des informations sociales, économiques et financières

La BDES est destinée à améliorer l’information sur les orientations stratégiques des entreprises tout en développant le dialogue social avec le Comité Social et Economique (CSE). Au-delà de ces aspects, les départements des Ressources Humaines peuvent en saisir l’opportunité pour simplifier la gestion des informations par un meilleur archivage, une meilleure exploitation et une meilleure traçabilité.

Cette plateforme est mise à jour périodiquement et offre aux représentants du personnel un accès rapide aux informations sociales et financières. Il convient par ailleurs de publier les prévisions telles envisagées en chiffres, grandes tendances, ou plans d’actions par exemple.

La BDES ou Base de Données Unique (BDU) doit comporter à minima les informations suivantes :

• L’investissement social, matériel et immatériel ;
• Les indicateurs relatifs à l’égalité professionnelle ;
• Les fonds propres ;
• L’endettement ;
• Les activités sociales et culturelles ;
• L’ensemble des éléments de la rémunération des salariés, des dirigeants et des financeurs ainsi que les flux financiers de l’entreprise.

La BDES est un support de préparation à la consultation annuelle du CE sur les orientations stratégiques de l’entreprise et leurs conséquences sur l’activité, l’emploi, l’évolution des métiers, l’organisation du travail, l’intérim, à des contrats temporaires et à des stages.

Urgence de déployer une solution et se projeter sur 3 ans

Si aucune solution n’est déployée, les employeurs peuvent se voir accuser d’un délit d’entrave et être passibles d’une amende de 7500€.

Les informations dans les BDES doivent être sur 6 ans : les deux années d’exercices précédentes, l’année en cours et des projections sur les 3 prochaines années d’exercice.

Aussi, les BDES doivent être complétées depuis le 1^er janvier 2017 et reprendre les informations des trois années d’exercices précédentes, soit 2017, 2016 et 2015. Pour des données BDES de l’année 2018, les perspectives doivent porter sur les deux prochaines années d’exercice, soit 2019, 2020 et 2021.

Le déploiement de la BDES

L’Administration du travail recommande largement une concertation entre les représentants du personnel et les employeurs. Ainsi, l’adhésion du plus grand nombre de personnes, la pertinence du contenu et l’efficacité des échanges doivent être développés par des collaborations réciproques et des suggestions émises par les représentants du personnel.

Dans la même dimension, les ordonnances Macron du 22 septembre 2017 dynamisent ces collaborations. A présent, un accord d’entreprise signé par les syndicats ou un accord majoritaire entre membres du CSE peut offrir la possibilité de définir le fonctionnement et les modalités de la BDES mais aussi son contenu et architecture.

Une bonne gestion du déploiement de votre BDES doit conforter la pérennité de ce système et garantir sa bonne utilisation. Dans un premier temps, vous devez cartographier les données à communiquer de façon récurrente au CSE, avec un maximum de détails.  A l’étape du diagnostic, un regard sur la nécessité et la conformité de vos actions doit mettre en lumière la pertinence de vos choix et des coûts engendrés par ce nouveau système. Puisque chaque entreprise est unique dans sa gouvernance et son fonctionnement, la configuration vous offre une définition des règles de gestion et d’alimentation en contenu. Enfin, le déploiement implique une analyse sur les choix de conduite de changement et d’accompagnement des utilisateurs pour créer une adhésion commune au système.

Créez facilement votre BDES avec la solution AKHIES

VEDALIS vous accompagne dans le déploiement de votre BDES et vous propose sa solution AKHIES. Notre plateforme SaaS, avec une gestion des accès, vous permet :

• D’implémenter facilement et à moindre coût votre BDES : un espace partagé et sécurisé pour la publication et la consultation des données au sein de votre entreprise
• De maîtriser la gestion des informations et d'optimiser le temps consacré aux tâches de communication
• De faciliter les échanges entre partenaires sociaux

Pour aller plus loin, venez découvrir les captures d’écran de notre solution et n’hésitez pas à nous contacter pour plus d’informations ou pour assister à une démonstration.

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